Organisatorisches

Auf dieser Dinge werden die wesentlichen Dinge dokumentiert, welche durch einen Wechsel eines Vorstandsmitglieds erforderlich werden können. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Korrektheit oder Vollständigkeit und darf gerne ergänzt werden.

Meldung an Amtsgericht

Der geänderte Vorstand ist an das Amtsgericht mittels öffentlich beglaubigter Erklärung zu melden (§ 77 BGB).

Die Beglaubigung erfolgt durch den Anwalt. Mit dem Protokoll der MV ist eine zusätzliche Seite mit einer Aufstellung der neuen (vollständiger Name, Geburtstag, Anschrift) und ausgeschiedenen Vorstandsmitglieder beizufügen.

Beispiel von http://www.gartenfreunde-orlatal.de/resources/VM-html-Wechsel+im+Vorstandsamt.htm#Anmeldung_der_Änderung

4) Anmeldung der Änderungen im Vorstand zum Vereinsregister
Zur Übergabe der Geschäfte gehört auch, dass die Anmeldung der Änderungen von Vorstandsbe­setzungen oder der Satzung gegenüber dem jeweils zuständigen Amtsgericht so schnell wie mög­lich zu erfolgen haben. So müssen für eingetragene Vereine die den Verein nach außen vertretenen geschäftsführenden Vorstandsmitglieder im Sinne des § 26 BGB mitgeteilt werden. Gem. § 67 BGB hat der Vorstand jede Änderung des Vorstandes zur Eintragung anzumelden. Der Anmeldung ist eine Abschrift der Urkunde über die Änderung beizufügen. Anmeldepflichtig sind nur Änderungen des Vorstandes, nicht die Wiederwahl derselben Vorstandsmitglieder. Es genügt die Anmeldung durch den Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl (BGHZ 96,245). Die Anmeldung ist gemäß § 78 BGB mittels eines Zwangsgeldes erzwingbar und hat in öffentlich beglaubigter Erklärung zu erfol­gen (§§ 77,78 BGB). Die Eintragung bewirkt den Schutz des guten Glaubens, der in § 68 BGB zum Ausdruck kommt. Nach § 68 BGB in Verbindung mit § 70 BGB, hat das Vereinsregister so genannte negative Publizität. Dies bedeutet, dass Beschränkungen oder Änderungen, die nicht eingetragen sind, einem Dritten nur entgegengehalten werden können, wenn dieser sie definitiv kannte. Kennen müssen allein genügt nicht. Umgekehrt muss der Dritte eingetragene Beschränkungen oder Ände­rungen gegen sich gelten lassen, es sei denn, dass er sie nicht kennt und nicht kennen muss, etwa weil die Eintragung unmittelbar vor Abschluss des Rechtsgeschäftes erfolgt ist, oder der Dritte sich einen Registerauszug hat vorlegen lassen, der die Eintragung nicht oder noch nicht enthielt.

Die Eintragung kann mit einfachem Schreiben, das wie folgend aussehen kann, an das Vereinsre­gister gerichtet werden:

Kleingärtnerverein „Schneller Spaten„ e.V.
(vollständige Anschrift des Vereines soweit er eine Geschäftsstelle hat oder die des Vorsitzenden)
An das Amtsgericht -Vereinsregister-Elisabethstraße
26122 Oldenburg
Delmenhorst, den ….

Änderung im geschäftsführenden Vorstand Satzungsneufassung: hier Eintragung in das Vereinsregister Register - Nr. …

Sehr geehrte Damen und Herren,
wir zeigen folgende Änderungen im geschäftsführenden Vorstand an:
Ausgeschieden aus dem Vorstand ist Herr Manfred Aster. Er war stellvertretender Vorsitzender.
Zur Neueintragung melden wir den bei der Jahreshauptversammlung am 15.05.2006 gewählten Frank Rose, geb. am 22.01.1958, wohnhaft Sonnenscheinstraße 12 in 27753 Delmenhorst, zum 2. Vorsitzen­den an.
Von der Mitgliederversammlung am 15.05.2006 wurde folgende Änderung der Satzung beschlossen:
7.6 Zusammensetzung des Vorstandes
Dem Vorstand gehört der Fachberater als ordentliches Vorstandsmitglied an.
Wir bitten die Änderungen einzutragen.
Mit freundlichen Grüßen

(Unterschriften der Vertretungsbevollmächtigten Vorstandsmitglieder)
Dann Beglaubigungsvermerke durch einen Notar

Anlagen:
- Einladung zu der Mitgliederversammlung vom 15.05.2006
- Protokoll der Mitgliederversammlung vom 15.05.2006
- Anwesenheitsliste der Mitgliederversammlung vom 15.05.2006
Die Eintragung kann auch schon von dem neu gewählten Vorstandsmitglied, soweit Mehrfachver­tretung in der Satzung vorgesehen ist, und von einem weiteren Vorstandsmitglied unterzeichnet werden. Die Echtheit der Unterschrift muss beglaubigt werden und hat deshalb vor einem Notar zu erfolgen. Meist schickt der Notar dann auch selbst die Anmeldung an das Registergericht. Von dort erhalten Sie dann später die Eintragungsnachricht.

Kontovollmachten

Kontovollmachten für ehemalige Berechtigte sind bei der Bank zu widerrufen und neue Vollmachten/EC-Karten für neue Vorstandsmitglieder zu beantragen. Die Skatbank bietet dazu inzwischen unter skatbank.de/vollmachten_vereine einen Assistenten an, der durch alle erforderlichen Angaben führt.

Für die Ausstellung der Vollmachten werden von den Vorstandsmitgliedern ein paar Angaben benötigt

  1. Name mit Anschrift
  2. Geburtsdatum
  3. Mobilfunk-Nummer für MobileTAN-Verfahren
  4. Steuer-ID (11-stellige Zahl)

Vom Verein ist insbesondere einzutragen:

  1. Steuer-Nr 151/…
  2. Register-Nr der Eintragung beim Amtsgericht

Mit Absendung/Einreichung des Antrags werden Formulare/E-Mails an die neuen Vollmacht-Inhaber mit Aufforderung zum Post-Ident versendet. Das Verfahren kann entweder per Video oder in der Post-Filiale erledigt werden.

Folgende Vereinsunterlagen werden für die Legitimation bei der Skatbank benötigt:

  1. aktuelles Wahlprotokoll
  2. unbeglaubigter Vereinsregisterauszug (nicht älter als zwei Jahre)

Die Kontonummer des Vereins ändert sich durch den Vorstandswechsel nicht.

Die Neuausstellung der Kontovollmachten hat im November 2018 Bearbeitungsgebühren in Höhe von 50 € gekostet.

Internet-Auftritte aktualisieren

Übergabe von Unterlagen

Übergabe vorhandener Unterlagen und ggf. Einweisung des neuen Vorstands durch den bisherigen Vorstand, dies betrifft insbesondere die Kassenprüfung.

Zugangsdaten/Berechtigungen

Bei den Diensten sind Rechte und Zugangsdaten zu prüfen und ggf. zu ändern.